Co dalej jeśli już zaczęliśmy telepracę

Skoro doceniłeś już zalety telepracy i wdrożyłeś ją w swojej firmie, rozwój nie powinien sprawić kłopotów. Telepracownicy i informatycy szybko poinformują czego najbardziej brakuje i wdrożenie jakich rozwiązań pozwoli na wydajniejszą pracę i rzadsze zaglądanie pracowników do biura...

Jednym z potencjalnych rozwiązań jest system skanowania i archiwizacji dokumentów papierowych. Rzadko gości w małych i średnich przedsiębiorstwach, a tymczasem w przypadku stosowania pracy zdalnej zdecydowanie ułatwia zapanowanie nad dokumentami. Najważniejszą zaletą z punktu widzenia komfortu pracy jest możliwość dostępu do dokumentów z dowolnego miejsca przez wielu telepracowników jednocześnie. Posiadając elektroniczne archiwum przesyłasz podwładnym łącza do poszczególnych zeskanowanych dokumentów. Masz pewność, że każdy z nich obejrzy dokładnie ten sam dokument. Bez zgubionych kartek, za to z notatkami opatrzonymi jednoznacznym komentarzem, kto i kiedy je dopisał. Stosy papierów przestaną być potrzebne, co przynosi wymierne oszczędności na materiałach biurowych. Elektroniczne archiwum zgrane na płyty CD możesz przechowywać w miejscu, które uznajesz za najbezpieczniejsze - własnym sejfie, czy bankowej skrytce.

Inne rozwiązanie wspomagające telepracę to elektroniczny obieg dokumentów. To również narzędzie do porządkowania i systematyzowania procesów biznesowych. System wymusza formalizację postępowania z poszczególnymi sprawami i daje wgląd w aktualny status każdej sprawy. Zapewnia także większą kontrolę nad wszystkimi aspektami działalności firmy. Eliminuje ponadto większość ludzkich błędów i absencji. Sytuacje, że komuś zawieruszyły się papiery na biurku, lub nie można załatwić sprawy z powodu urlopu pracownika odchodzą do przeszłości. Elektroniczny obieg dokumentów dyscyplinuje też do zajęcia trudnymi sprawami, które większość z nas woli odkładać na później.

Rozwiązaniem wspomagającym komunikację podczas wykonywania pracy przez Internet jest system wideokonferencji. Do załatwienia większości spraw wystarczy poczta elektroniczna lub wewnętrzny system komunikacji tekstowej. Czasami telepracownicy wybierają telefon, gdyż rozmowa jest szybsza i można przekazać większą ilość informacji. Rozmawiając przez telefon nie widzimy jednak rozmówcy, a co za tym idzie tracimy istotną w niektórych sytuacjach wiedzę o jego reakcjach. To ograniczenie likwiduje dobry system wideokonferencji. Profesjonalnie zaprojektowany i zrealizowany umożliwia bezpośrednią komunikację zespołu bez opuszczania miejsca pracy, dokładnie tak, jakby odbyła się służbowa narada twarzą w twarz. Wideokonferencje pozwalają na rezygnację z kosztownych podróży służbowych, co ma szczególne znaczenie w wypadku grup pracujących w różnych miastach, czy krajach. Zorganizowanie zebrania zespołu roboczego rozrzuconego po wszystkich kontynentach, dzięki wideokonferencjom nie jest żadnym problemem. Z ich pomocą można szybko i skutecznie rozwiązywać problemy biznesowe, bez konieczności płacenia za przeloty, zakwaterowanie i catering. Oszczędności są widoczne natychmiast. Za zaoszczędzone pieniądze warto natomiast zorganizować imprezę integracyjną, podczas której utrwalimy więź ze swoimi pracownikami lub nawiążemy bliższe kontakty z partnerami.