Telepraca w firmie i jej system informatyczny

System informatyczny w dzisiejszych czasach jest jednym z najważniejszych, jeśli nie najistotniejszym elementem wspomagającym działanie firmy. Zarówno zorganizowanej w strukturze klasycznej, jak i zatrudniającej telepracowników. Duże znaczenie mają zatem jego funkcjonalność i bezpieczeństwo. W firmie stosującej telepracę zagadnienia te stają się wręcz kluczowe...

Praca zdalna powinna bowiem przebiegać przy pomocy bezpiecznych, szyfrowanych połączeń VPN. Niezbędna będzie również zapora sieciowa (firewall) dostosowana do specyfiki firmy. Zapora pozwala zapobiegać wyciekowi danych i w porę dostrzegać większość zagrożeń. Dobrze skonfigurowana, w niczym nie ogranicza jednocześnie funkcjonalności systemu dla telepracowników.

Ważny staje się również odpowiedni dobór elementów firmowego systemu IT, tak by umożliwić pracę zdalną. Obecnie - ze względów ekonomicznych - najlepszym rozwiązaniem jest skonfigurowanie serwera terminalowego. Dzięki temu rozwiązaniu, na jednym, fizycznie istniejącym w firmie serwerze może pracować jednocześnie kilkanaście osób, włączając w to członków zespołu wykonujących pracę w domu. Utrzymywanie w biurze kilkunastu komputerów osobistych staje się tym samym zbędne. Zastąpią je niewielkie i poręczne jednostki klienckie, co przynosi wymierne oszczędności.

Dobrym sposobem na wdrożenie telepracy, zwłaszcza przy mocno rozproszonej grupie telepracowników, jest również uruchomienie specjalnej aplikacji, pozwalającej na pracę przy pomocy przeglądarki www. Oprogramowanie dostosowane dokładnie do potrzeb danego przedsiębiorstwa pozwala pracować w niezwykle łatwy sposób - zbliżony do przeglądania stron internetowych. Aplikację można zastosować w wewnętrznej sieci firmy, a gdy jesteśmy pewni zabezpieczeń, również w Internecie. Aplikacje www mają jeszcze jedną zaletę - dzięki dostępowi przez Internet do udostępnionych zasobów, pozwalają na łatwą integrację z partnerami biznesowymi.

Firmowy system IT warto zatem dokładnie przemyśleć jeszcze przed jego wdrożeniem. Tym, co decyduje o jakości informatyki w firmie jest bowiem oprogramowanie obejmujące wszystkie procesy biznesowe. Poczta e-mail, przeglądarka www i pakiet biurowy to obecnie często zbyt mało, by zapewnić wydajność i komfort pracy. Aplikacje trzeba dobierać rozważnie, gdyż o ich jakości właściciele i kadra zarządzająca przedsiębiorstw przekonują się najczęściej dopiero wraz ze wzrostem firmy. Przybywa zadań, rośnie liczba klientów i nagle okazuje się, że firmowy system IT nie nadąża. Tymczasem zmiana rozwiązań IT zwykle oznacza duże koszty.

W przypadku, gdy firma korzysta z zalet telepracy warto podpowiedzieć dwa rozwiązania, które zwiększają wydajność i efektywność pracy w domu - elektronicznym archiwum dokumentów papierowych oraz elektronicznym obiegu dokumentów. Elektroniczne archiwum umożliwia szybki dostęp do dokumentów z każdego miejsca na świecie, gdzie można połączyć się z Internetem, a w siedzibie firmy pozwala pozbyć się szaf z segregatorami. Zapewnia także unikanie wyjątkowo niekomfortowej sytuacji - zaginięcia dokumentów.
Elektroniczny obieg dokumentów pozwala sprawować pełną kontrolę nad bieżącymi sprawami w firmie i eliminuje sytuacje, w których ktoś zapomniał czegoś wykonać. Dzięki temu rozwiązaniu, niezwykle łatwo sprawdzić na jakim etapie postępowania znajduje się dana sprawa. Można również odtworzyć historię jej załatwiania.

Dyskusja do artykułu, na forum.